FreeArtists.ruFreeartists информация  о  web-технологиях

Чек-лист по управлению кризисными проектами

Не первый раз мне приходиться управлять кризисным проектом. С одной стороны в этом нет ничего хорошего, ведь шанс на успешное завершение у такого проекта минимален, а оценивают нас именно по результатам завершенных проектов, с другой стороны в управление кризисным проектом есть свой кайф и адреналин. Успешное завершение такого проекта цениться намного выше, чем работа в проекте, обречённом на успех.

Для тех, кто впервые сталкивается с проектом близким к провалу, я написал небольшой чек-лист со списком первоочередных задач.

1. Определите список заинтересованных лиц и их отношение к проекту

Нужно ясно представлять, какие рыбы живут в вашем пруду и как они относятся к тому, что вы делаете. Для этого есть отличный инструмент «Реестр участников проекта». Этот инструмент показывает отношение к проекту и уровень влияния на проект.

Реестр участников проекта

Нужно обхаживать Васю, переместить Петю в левый верхний угол, информировать Лешу о ходе проекта и следить за Колей.

2. Выясните истинные цели проекта

Часто в кризисных проектах уже никто не понимает, что и зачем делается. Поговорите со всеми заинтересованными лицами и выясните истинные цели. В большинстве коммерческих организаций существует всего две последовательных цели: выход на самоокупаемость и достижение точки возврата инвестиций.

После того, как вы узнаете реальные цели проекта, убедитесь, чтобы все заинтересованные лица разделяли эти цели и понимали их одинаково.

3. Определите доступные ресурсы

Чтобы понять, как достичь истинных целей, важно знать какими ресурсами вы обладаете.

В проблемных проектах время самый важный ресурс, так как оно истекло еще до того, как вас пригласили вытаскивать проект.

4. Поговорите с командой

Настало время для самого главного — разговора с командой. Эти люди знают проект изнутри, могут рассказать о причинах кризиса, ошибках предыдущего руководства и поделиться своим мнением о том, что делать.

Проведите интервью с каждым членом команды. Попросите рассказать о себе, о проекте, о компании. Спросите, что нужно сделать в первую очередь и, самое главное, узнайте, что больше всего раздражает человека в текущей ситуации.

5. Узнайте причины кризиса

К этому времени вы уже точно знаете причины кризиса. Запишите их, напротив каждого пункта опишите меры противодействия и их стоимость.

6. Поймите, какие из истинных целей вы можете добиться с этими ресурсами

Выпишите цели и шаги к их достижению, лучше в виде календарного плана.

7. Примите решение о продолжении или закрытии проекта

Вполне вероятно, что увидев картину целиком, вы поймете, что проект лучше закрыть, не продолжая агонию. Просто спросите себя, есть ли шанс добиться поставленных целей в таких условиях? Если ответ будет отрицательным, то проинформируйте о причинах заинтересованных лиц и уходите из проекта.

Поверьте, лучше попробовать, что-то еще, чем работать с осознанием неминуемого провала.

8. Удалите раздражающие команду факторы (штрафы, сверхурочную работу и т. д.)

В большинстве проектов выбившихся из бюджета и сроков руководство начинает закручивать гайки, придумывает необоснованные штрафы и дедлайны, устраивает сверхурочную работу и т. д. Надеюсь, вы сами знаете, что подобные действия имеют лишь негативный характер, увеличивают текучку и деморализуют команду.

Создайте документ со списком раздражающих факторов и обоснованием, как устранение этих факторов положительно повлияет на команду и проект.

Теперь у вас есть пять главных документов:

  1. Список заинтересованных лиц.
  2. Истинные цели и пути их достижения.
  3. Доступные ресурсы.
  4. Причины кризиса и стратегия их нивелирования.
  5. Список раздражающих команду факторов.

С этими документами идите к руководству. Ваша задача добиться взаимопонимания по первым четырем документам и отмены всех раздражающих команду факторов.

9. Вдохновите команду, рассказав правду про цели и ресурсы

Проведите общее совещание, в котором расскажите о себе, об истинных целях проекта, доступных ресурсах, о том, что хотите предпринять и об отмене раздражающих факторов.

Устройте мозговой штурм на тему выхода из кризиса, записывайте идеи, но главное смотрите в глаза людям. Ваша задача выявить тех, кто «потух».

Теперь большинство членов команды поверит в вас, в свои силы и в проект.

10. Увольте разочаровавшихся

Поговорите с каждым из разочарованных и попытайтесь зажечь каждого.

Увольте или отстраните от проекта тех, кого зажечь не удалось. Иначе они буду разлагать команду, подрывать ваш авторитет и даже саботировать проект. Кроме того увольнение высвободит дополнительные ресурсы.

11. Делайте только то, что приближает к истинным целям

Отвергайте все работы, не связанные с истинными целями. Идите только прямо к цели.

Вашей индульгенцией будет документ «Истинные цели и пути их достижения».

12. В первую очередь делайте то, что мало стоит, но дает видимый результат

Это позволит вновь поверить в проект команде и заказчикам. Маленькие победы очень важны, ваши люди и руководство должны поверить в себя и в проект.

Не стесняйтесь публично отмечать маленькие победы, покупая шампанское за свой счет.

13. Информируйте всех об успехах, даже маленьких

Примите за правило рассылать раз в неделю список достижений и решенных задач всем членам команды и заинтересованным лицам.

Окончание

Теперь вы на пути к успеху. Если у вас все получится, ваш успех будет стоить гораздо больше, чем работа в проекте со стабильным окружением и финансированием.

Буду рад, если вы поделитесь со мной своими рецептами.

Комментировать